ماذا لو كان بإمكانك أنت وعملائك التطلع إلى مؤتمرات الفيديو بدلاً من رؤيتها على أنها شر لا بد منه؟
وفقًا لدراسة أجرتها Korn Ferry لعام 2019 ، “89٪ من العمال يبلغون عن إضاعة الوقت كل أسبوع في حضور اجتماعات ومكالمات غير منتجة. »
يمنحك هذا الاتجاه الحالي للاجتماعات سيئة التنفيذ الكثير من الفرص للتألق كمحمس لاجتماع الفيديو.
يمكنك تحويل هذا الجانب من رحلة العميل مع التنفيذ المناسب ، مما يؤدي إلى دور أكثر إرضاء و علاقات أقوى مع العملاء مما سيزيد من القيمة السوقية الخاصة بك.
قبل الاجتماع
إن إرساء أساس متين لاجتماع رائع هو المكان الذي يأتي فيه الإعداد.
قم بواجباتك
من المفيد معرفة ما إذا كان الحاضرين – أو أحد أفراد أسرتك – قد حققوا إنجازًا حديثًا يتضمن تهنئتهم أو الابتهاج معهم أو مجرد السؤال عن ذلك.
أنت فقط تريد إجراء استطلاع مناسب للتأكد من أن لديك المقدار الصحيح من المعرفة الحالية وذات المغزى. ثق بي؛ تستحق المزيد من 5-10 دقائق من البحث وستغير قواعد اللعبة لكلا الطرفين.
قم بتضمين الأسئلة والأجوبة في جداول الأعمال الخاصة بك
الأسئلة لا مفر منها في مكالمات الفيديو ، خاصة في مجالنا.
بصرف النظر عن الملخص الشفهي المذكور لاحقًا في هذه المقالة ، ستحتاج إلى حجز الدقائق الخمس الأخيرة للأسئلة والأجوبة.
إذا أهملت هذه الممارسة ، فقد تنتهي مهلة أو تستعجل خروجك ، وكلاهما محظور مكالمات فيديو.
إرسال تذكيرات يدوية
أولاً ، سترغب في إرسال تذكير بالاجتماع يدويًا قبل ساعة أو ساعتين من موعد المباراة.
الأتمتة ليست مضمونة ، لذا فإن التذكيرات اليدوية تضمن ظهور الحاضرين على الرغم من المشكلات التقنية.
تضيف التذكيرات اليدوية أيضًا عنصرًا بشريًا لطيفًا من خلال تخصيص التجربة و التواصل مشاركتك واهتمامك.
ضع في اعتبارك إدخال روح الدعابة الخفيفة في هذه التذكيرات لبناء علاقة مع الحاضرين.
باختصار ، هذه الممارسة هي طريقة بسيطة للذهاب إلى أبعد من ذلك.
تأكيد الصوت والفيديو
أهم فحص قبل الاجتماع هو تشغيل برمجة 5-10 دقائق مقدمًا لضمان أن الصوت والفيديو في حالة عمل مثالية.
سترغب في رؤية شكل الخلفية الخاصة بك والتأكد من أن اللوح الأمامي الخاص بك تحت السيطرة.
لاحظ زر كتم الصوت واحرص على عدم كتم صوتك أثناء المكالمة!
خلال الاجتماع
بغض النظر عن عدد المرات التي أجريت فيها مكالمات فيديو ، فهناك دائمًا بعض الانزعاج.
تخلص من الإحراج
تخلص من الإحراج مقدمًا بسؤال أو تعليق حول الحاضرين أو أعمالهم.
السيناريو المثالي هنا هو الاحتفال بشيء ما مع المشاركين ، كما رأينا أعلاه.
قد لا يكون هذا النهج مبدعًا مثل اقتراحات كاسحة الجليد الممتعة ، ولكنه آمن.
ويحسن تجربة العميل مضيفا مستوى آخر من اللمسة الشخصية.
فيما يلي بعض الأمثلة على أحداث الحياة:
- ذكرى العلامة التجارية: احتفلت الشركة مؤخرًا (أو على وشك الاحتفال) بالذكرى السنوية منذ إطلاقها.
- ذكرى الدور: احتفل أحد المشاركين مؤخرًا (أو على وشك الاحتفال) بعيد ميلاده في دوره الحالي ، في الشركة أو في الصناعة.
- الترويج الأخير.
- المنشور الاخير/مقالة – سلعة.
- مشروع حديث أو دراسة حالة.
- إعادة تصميم العلامة التجارية و / أو موقع الويب.
- حفل زواج.
- ذكرى الزواج.
- ولادة طفل.
- تاريخ عيد الميلاد.
- تخرُّج.
- انتصار الفريق الرياضي المحترف المفضل.
- ماراثون.
ملاحظة: لا تقتصر معظم هذه الأحداث على الحاضرين مباشرةً ؛ يمكنهم أيضًا الاتصال بأحد أقاربهم.
أبلغ عن التوقفات المفاجئة
خطأ طرف الاجتماع ، في كتابي ، لا يشير إلى حدوث عطل في بداية الاجتماع.
دع المشاركين يعرفون ، في أقرب وقت ممكن ، أنه يجب عليك الانتهاء في الوقت المتفق عليه.
يمكن أن يؤدي عدم القيام بذلك إلى إنشاء نهاية صعبة للاجتماع ، اعتمادًا على كيفية إدارة الوقت.
أكرر جدول الأعمال
من باب المجاملة الإستراتيجية ، ذكّر الضيوف بجدول الاجتماع وتأكد من أنه لا يزال يعمل من أجلهم.
شيء من هذا القبيل ، “يبدو أننا خصصنا 30 دقيقة لهذا الاجتماع. هل ما زالت تعمل من أجلك؟ »
ثانيًا ، لا تفترض أن الحضور يقرؤون برنامج الرحلة.
تأكد من أنهم يعرفون ما هو مدرج في القائمة واسمح لهم بعمل ملحق.
تحدد هذه الخطوة الحاسمة في الاجتماع التوقعات المناسبة وتمنح الحضور إحساسًا بالسيطرة ، مما يجعلهم يشعرون بالراحة.
التزم بجدول الأعمال
نعلم جميعًا أن القيام بذلك أصعب بكثير مما يبدو.
من المهم التأكد من استخدام جدول الأعمال كدليل لإدارة الاجتماع.
عدم الابتعاد عن مناطق لم يتفق عليها الطرفان سابقاً.
أولاً ، قد يُعتبر من غير المهني أن تنفجر في الظلال غير المدرجة في نقاط الحديث الأصلية.
الحقيقة هي أن الناس يفعلون ذلك طوال الوقت ، وربما يمر دون أن يلاحظه أحد.
ومع ذلك ، إليك ما لن يمر مرور الكرام: اجتماع محكم يلتزم بجدول الأعمال ويبرز في كل مرة.
كيفية الرد على الاستفسارات الطرفية
ماذا عن السيناريوهات الصعبة حيث يقوم الحاضر بضخ تعليق أو سؤال مضمون لعرقلة الاجتماع أو تأخيره؟
في هذه الحالة ، من الأفضل ببساطة الإقرار بالسؤال وطلب الإذن للإجابة عليه في نهاية الاجتماع.
يوفر هذا فرصة أخرى لمنح ضيوفك إحساسًا بالتحكم أثناء إدارة اجتماعاتك بكفاءة.
سيقدر الحاضرون أيضًا قيامك برفع طلبهم في نهاية الاجتماع ، حيث يعد هذا مؤشرًا آخر على أنه تم الاستماع إليه وتحديد أولوياته.
في نهاية الاجتماع ، لديك خياران.
إذا كان لديك حادث تحطم ، أشر بلباقة إلى نجاح الاجتماع واطلب الإذن للإجابة على سؤالهم عبر البريد الإلكتروني أو ما شابه.
يمكنك حتى إضافته إلى الاجتماع التالي ، إذا لزم الأمر.
حتى إذا كان لديك بعض المرونة ، يجب عليك دائمًا التأكيد على نجاح الاجتماع قبل معالجة أي مخاوف جانبية ، مع التأكد من فهمهم أنك تحافظ على جانبك من الصفقة.
قدم ملخصًا شفهيًا للاجتماع (تمت مناقشته أدناه) وأكد على الانتهاء في الوقت المحدد ، مشيرًا إلى أنك تعاملت مع الاجتماع جيدًا واحترمت وقته.
يتبع الملخص تعليق مثل ، “فريد ، كان لديك سؤال سابقًا حول ________. لدي القليل من الوقت الإضافي إذا كنت تريد تمديد الاجتماع ، أو يمكننا ترتيب ذلك عبر البريد الإلكتروني إذا كان يناسبك بشكل أفضل.
لاحظ أنك تشير بلباقة إلى أنهم يمددون الاجتماع.
قدم ملخصًا لفظيًا
يعد إنهاء الاجتماع لفظيًا أحد الأشياء المفضلة لدي عندما ينتهي.
إنه يحسن الدقة ويقدم ملخصات مفيدة ويخلق نهاية أقل صعوبة.
يجب أن تكون هذه الملخصات شاملة وتسلط الضوء على جميع نقاط الحديث الرئيسية للاجتماع ، بما في ذلك أي مواضيع ثانوية.
يجب أن تكون موجزة أيضًا ، في شكل نقطي.
تنتهي في الوقت المحدد
لا يمكن المبالغة فيه.
أولاً ، يشير إلى أنك تحترم وقت الجميع.
ثانيًا ، يُظهر أنك تعرف كيفية إدارة الاجتماع بفعالية.
وإذا كنت قد غطيت كل ما هو ضروري في أقل من وقت الاجتماع ، فلا تتردد في إنهاء الاجتماع مبكرًا. بعد كل شيء ، من منا لا يحب إنقاذ بضع دقائق من يومه؟
ملخص البريد الإلكتروني بعد الاجتماع
هذه مجرد ممارسة جيدة.
ومع ذلك ، كم منا مذنب بتجاهل هذه الخطوة؟
يجب أن يكون بريدًا إلكترونيًا بسيطًا بنقطة لكل شيء تمت مناقشته ، بما في ذلك عناصر العمل.
يجب عليك أيضًا أن تطلب من المستلمين تأكيد عدم استبعاد أي شيء.
استنتاج
ضع في اعتبارك ممارسة القليل من هذه التكتيكات في كل مرة حتى تصبح معتادة.
تابع ذلك من خلال تنفيذ المزيد.
سيمنعك هذا من الشعور بالإرهاق وبالتالي يفشل لتحسين إدارة مكالمات الفيديو الخاصة بك.
إتقان مكالمات الفيديو طريقة سهلة لكسب احترام وتقدير من تقابلهم.
وتجدر الإشارة أيضًا إلى الارتياح الكبير الذي ستشعر به عند تنفيذ اجتماعاتك ببراعة.
الأمر متروك لك لتصبح ذلك المسوق الرقمي الذي يتطلع الجميع لمقابلته!
المزيد من الموارد:
الصورة المميزة: fizkes / Shutterstock
#نصيحة #لإتقان #مكالمات #الفيديو #التي #تبهر #عملائك
المصدر
تعليقات
إرسال تعليق